企业员工通讯费用的财税处理与稽查应对
2012-10-25 15:50:09| 分类：
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企业广大员工发生的通讯费用支出，是一项既涉及企业利益又涉及员工个人利益的普遍花销。又因其属于地税管辖范围，各地的规定又有差异，就显得比较复杂。我们不揣浅陋，结合国家税总及各地相关政策，谈一下通讯费用的财税处理，以及税务稽查的要点和节税筹划思路。
1.通讯费用的涉税问题 通讯费用又称通讯补贴收入，是指各单位以现金形式发放或支付的座机电话、移动电话、上网等费用的个人通讯补贴(包括以报销方式支付的个人通讯费用以及发放含通讯费用性质的工作性补贴)。由于是企业发放给个人的补贴，属于前者的费用又属于后者的收入，所以，通讯费用的涉税问题主要有二：企业所得税的税前扣除问题和个人所得税的计缴问题。 (1)税前扣除的财税处理 关于通讯费用的税前扣除问题，国家税总和各个地区都有相关规定： 《国家税务总局关于执行〈企业会计制度〉需要明确的有关所得税问题的通知》(国税发〔2003〕45号)文件规定，企业发给职工与取得应纳税收入有关的办公通讯费用标准，由省级国税局、地税局协商确定。 依据这个文件，京地税企[2003]641号《转发国家税务总局关于执行企业会计制度需要明确的有关所得税问题的通知》的规定：企业支付给职工与取得应纳税收入有关的办公通讯费用，无论采取何种支付方式，企业所得税税前扣除的最高限额为平均每人每月300元。 山西省国家税务局转发国家税务总局关于执行《企业会计制度》需要明确的有关企业所得税问题的通知(晋国税发〔2003〕133号)第九条规定：企业发给职工与取得应纳税收入有关的办公通讯费用标准，我省统一规定为每人每月200元。办公通讯费用的发放范围由企业根据各自实际情况自行确定，并报主管税务机关备案。在规定范围、规定标准内实际发放的办公通讯费用，在计算企业所得税时准予据实扣除;未向主管税务机关备案或超范围、超标准发放办公通讯费用的，应进行纳税调整。 其他省市也出台相关扣除标准，差别就在于“物价”上，北京允许扣除300元，山西允许扣除200元，其实就是考虑地区的物价之差。 既然国税发〔2003〕45号文件规定“企业发给职工与取得应纳税收入有关的办公通讯费用标准，由省级国税局、地税局协商确定”。那么全国的税前扣除标准就会“千姿百态”，为此，对通讯费用在税前扣除的财税处理建议如下： 一是企业财会人员要熟悉当地具体的税前扣除条款，严格按照当地税法条款的扣除标准在税前扣除(若当地文件与国家税总的文件发生冲突，建议向国家税总反映或举报)。 二是企业要依据当地税法条款的规定，建章建制，制定自己的通讯费用补助制度，加强内部控制;在扣除时要票证齐全，手续完备、合法。 三是企业要准确核算通讯费用。通讯费用属于企业的一个费用指标，而任何指标都应准确核算。若企业具有一定的规模，通讯费用应依据其发生的“地区”分别计入“管理费用”(厂部管理人员的花销)、“销售费用”(市场经营人员花销)和“制造费用”(车间管理人员的花销);若企业规模较小，则应在“管理费用”中核算。 (2)个人所得税的财税处理 通讯费用的个人所得税的计缴问题，各地也有不同规定： 穗地税发[2007]201号《关于个人通讯补贴收入征收个人所得税问题的通知》文件的规定：单位高层管理人员(包括总经理、副总经理、总会计师以及在本单位受薪的董事会成员)在每人每月500元的标准额度内，其他人员在每人每月300元的标准额度内，凭发票在单位报销通讯费用的部分，准予在计征个人所得税前扣除。员工个人取得超过上述规定标准为职工报销的通讯费用以及发给职工的现金通讯补贴，应并入个人当月“工资、薪金”所得项目计征个人所得税。 《重庆市地方税务局关于通讯补贴收入个人所得税前扣除问题的通知》(渝地税发[2008]3号)规定，企事业单位、党政机关及社会团体因通讯制度改革，按照一定的标准发放给个人的通讯补贴收入，扣除一定标准的公务费用后，按照工资、薪金所得计征个人所得税。按月发放的，并入当月工资、薪金所得计征个人所得税;不按月发放的，分解到所属月份并与该月份工资、薪金所得合并后计征个人所得税。公务费用的税前扣除标准确定为每人每月400元(含400元)，在此标准内据实扣除。 《关于2009年度税收自查有关政策问题的函》(企便函[2009]33号)进一步明确，地方公务费用扣除标准由当地政府制定，如当地政府未制定公务费用扣除标准按通讯补贴全额的20%作为个人收入扣缴个人所得税。 这就是说，针对通讯补贴个人所得税的计缴问题，各地有规定的，执行当地的规定;没有规定的地区，执行企便函[2009]33号规定的20%标准。 但在企业实务中，通讯补贴的发放各不相同，有的是直接以工资形式发放，有的是以票据报销形式发放;有明补的，也有暗补的。针对这个现实问题，北京地税比较明确，京地税个[2002]116号文件规定：单位为个人通讯工具(因公需要)负担通讯费采取全额实报实销部分的，可不并入当月工资、薪金征收个人所得税。单位为个人通讯工具负担通讯费采取发放补贴形式的，应并入当月工资、薪金计征个人所得税。 也就是说，企业以通讯费补贴形式发放给员工，不论是明补还是暗补，也不论是在标准之内还是在标准之外，只要没有相应的发票，就应全额并入个人当月“工资、薪金”所得项目计征个人所得税。 综合以上规定，我们总结并建议如下： 一是要遵循税收制度。通讯补贴要遵守具体规定，当地有制度的执行当地的规定;当地没有制度的执行国家规定。 二是要以票扣除。有了制度和标准，但在报销通讯费用时，必须依据合法的票据才能列支通讯补贴;没有票据或超过了扣除标准，企业都要履行个人所得税的代扣代缴义务。 2.通讯费用的管理与控制 通讯费用表面上虽是企业的“小”支出，但汇集起来也不是个小数，而且是每月必须发生的支出。并且内容相对复杂，就拿手机费用来说，报销费用没有问题，但那些充值卡如何处理——因为你无法知道那张充值卡是不是冲在了报销的手机上。所以，针对这些问题，必须制定详细的办法加以管理和控制。 (1)通讯费用的补贴原则 通讯费用补贴要遵循“实事求是”和“具体问题具体分析”的原则。所谓实事求是，就是补贴要接近其真实花销;所谓具体问题具体分析，就是不同的部门、不同的岗位要有差别，不能“一刀切”。制定补贴制度的原则分述如下： 一是“级别有别”原则。不同级别的管理人员，报销的通讯费用不一样。比如高管全额报销，市场部副经理每月只报400元。 二是“岗位有别”原则。不同岗位的管理人员，报销的标准不一样。比如仓库保管人员，多用座机，手机费用的补贴就少点。 三是“内外有别”原则。一般原则是：内勤人员少点——比如文员，外勤人员多点——比如市场部人员。 制定这些补贴“差别”，无非是让企业的花费更接近“真理”，减少企业因“不公”而带来的内部摩擦及其相随的管理成本。 (2)通讯费用的控制 通讯费用的控制建议有二： 一是搞好硬件控制。比如有条件的企业，可向通讯部门申请建立内部局域网，节约内部通讯费用;安装IP电话降低长途电话费用;针对员工手机选用最实惠的“套餐”服务，节约手机费用等。大企业要注意及时清理多余电话，或暂不用的电话实行停机保号，以节约月租费。 二是搞好软件控制。企业要针对通讯费用制定具体的管理制度，对部门差别、岗位差别以及补贴限额等予以明确;同时严把报销关，杜绝非法票据进入账务系统(充值卡可采取统一购买个人领冲的方式堵塞漏洞)。 3.税务稽查重点和节税建议 (1)税务稽查重点 通讯费用的稽查重点也是企业常见的“手法”。其手法之一就是“让职工拿发票来冲销通讯费用”，也无论标准;之二就是集体计算标准，“吃空额”——比如某员工当月只打了150元手机费，但制度规定可报销300元，按人头算就可把这位员工的手机费算为300元，从而占了150元的税前扣除便宜，或吸收了其他超标人员的150元。这些都是不符合税法精神的。若被查出，要做纳税调整或被罚款。 票据的合法性也是税务稽查的一个重点。票据是否能对上号——例如张三把李四的票拿来冲账，这也是常被查到的现象，也是企业应该注意的一个问题。 还有个稽查重点就是个税问题。超标通讯费用应并入个人所得代扣代缴个人所得税，企业若没有履行代扣代缴义务，查出来也要被处置。 (2)节税建议 针对通讯费用，我们的节税建议有二： 一是要依据制度发放通讯补贴，做到合规合法减轻税负。在税法面前，任何“占便宜”的行为，最后都会吃亏的。合法发放通讯补贴，就不会涉及税收风险，也会起到了节税的作用。例如，一些中小企业没有制定通讯费用报销制度，就将手机补贴一并打入工资，这样，通讯补贴就要并入“工资薪金”一并纳税，这是不合适的。若制定了制度，就可以通过用票报销的方式把通讯补贴发放给职工，就减轻了职工的个人所得税。 二是要把握标准，防范税收风险。费用报销或扣除标准是税务稽查的重点之一，通讯补贴若是超标，企业应主动进行纳税调整或履行“代扣代缴”义务，以规避税务稽查的风险。
作者：天海风涛
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